I 4 passi per gestire efficacemente il team a distanza
Il nostro Paese, come il resto del mondo, è alle prese con la gestione dell’emergenza sanitaria Covid-19. La situazione ha imposto necessarie riflessioni su come riorganizzare le attività lavorative, puntando in maniera decisa sullo Smart Working (lavoro agile). Lo Smart Working, oltre a richiedere specifiche tecnologie (delle quali abbiamo parlato qui) rende prioritaria la modifica di assetti organizzativi e il potenziamento di determinate skill e relativi protocolli (leadership, comunicazione e collaborazione).
Con l’aiuto di Mauro Dotta, Human Resources Trainer e Professional Coach ICF, approfondiamo come si intrecciano leadership, comunicazione e collaborazione con le modalità di lavoro a distanza.
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Un nuovo concetto di leadership.
Nello Smart Working si assiste ad una visione nuova nel rapporto tra il manager e i propri collaboratori. L’attività di controllo del datore di lavoro, infatti, lascia spazio ad un concetto di fiducia nelle proprie risorse umane ed implica una rivisitazione sostanziale della cultura manageriale che va oltre il numero delle ore lavorate, ma procede per obiettivi di lavoro.
La fiducia è una variabile che può essere alimentata anche a distanza attraverso la condivisione di idee chiare sulla meta da raggiungere, con leader partecipativi che vestono i panni di “facilitatori” ed “attivatori” piuttosto che semplici coordinatori del proprio team, concentrandosi sui punti di forza dei propri collaboratori e dedicando tutto il tempo necessario per celebrare i successi a prescindere dall’importanza.
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Un nuovo approccio comunicativo.
La riuscita di un nuovo modello di lavoro subordinato a distanza implica il passaggio ad un’azione collaborativa tra azienda e lavoratore in sostituzione delle più classiche tecniche di comunicazione fino ad oggi adottate.
I rischi della gestione delle riunioni a distanza sono legati in primis alla caduta del livello d’ascolto dei partecipanti, alla difficoltà di comprendere i messaggi, la decodifica dei quali resta vincolata alla capacità di traduzione dei contenuti espressi, privi della ricchezza informativa offerta dai canali non verbali. È pertanto importante sviluppare tecniche comunicative adeguate, per gestire la comunicazione a distanza raggiungendo livelli di interazione finalizzati al contesto, al target e agli obiettivi perseguiti.
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Una nuova gestione del team
Un aspetto da non sottovalutare è sicuramente il rapporto tra manager/collaboratore o collaboratore/collaboratore e il fatto che non si possa più bussare alla porta per chiedere un consiglio o condividere problemi.
Questo non deve indurre a pensare che non ci siano possibilità di confronto, o peggio che gli scambi di opinioni siano inutili.
Sia che si gestisca un team di persone che condividono l’ufficio, sia che si gestisca un team di persone che lavorano insieme da remoto, è fondamentale essere – per quanto possibile – sempre presenti e disponibili.
Gestire un team virtuale non è certamente semplice, ma se si impara a trattarlo esattamente come trattiamo i colleghi che stanno nell’ufficio accanto, non avremo problemi. O meglio, avremo gli stessi problemi che hanno tutti i giorni i manager. Con la sola differenza che ci muoviamo online e non per i corridoi della nostra azienda.
L’interazione personale è importante, anzi, vitale.
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Un nuovo approccio collaborativo.
È possibile gestire, in modo efficace e produttivo, un team di persone sparse in ogni punto del mondo.
Occorre cambiare il punto di vista e concentrarsi su flessibilità e comunicazioni (importanti in un ufficio tradizionale e indispensabili in uno online) per creare una squadra capace di collaborare, raggiungere gli obiettivi e fare business. La distanza non deve essere considerata un limite, anzi.
Il primo passo è la condivisione delle scrivanie (in senso lato) e dei progetti: calendari, chat o intranet devono essere usati costantemente per fare in modo che tutti, ovunque si trovino, sappiano chi sta facendo una certa attività, entro quando la finirà e che tutti conoscano gli aggiornamenti. Occorre promuovere qualsiasi strumento, quindi, che permetta di accorciare le distanze e che, soprattutto, faccia sentire tutti parte di uno stesso gruppo. Io suggerisco, anche se può sembrare molto banale e scontato, di abbinare un volto a un indirizzo mail. Una semplice foto può davvero fare la differenza nel creare relazioni personali tra tutti i membri del gruppo.
Un ruolo strategico per alimentare la collaborazione è la partecipazione e la richiesta di feedback costanti, questo aiuterà i partecipanti a sentirsi attivi e coinvolti nel processo oppure identificare il ruolo di un facilitatore incaricando di volta in volta una persona diversa.
Pertanto è importante accompagnare sia i manager che gli Smart worker a sviluppare competenze ‘Smart’ con l’obiettivo di supportare la nuova organizzazione nella gestione del tempo e delle relazioni attraverso un atteggiamento proattivo e collaborativo.
