Smart Working digitale: una perfetta giornata tipo
Cos’è lo smart working e quali sono gli strumenti di collaborazione di cui dotarsi per attuare il “lavoro a distanza”?
Questo articolo introduce ed esplora il tema dello Smart Working e un “vademecum” per orientarsi nella scelta degli strumenti di collaborazione digitale a disposizione.
Dieci anni fa ci si interrogava su quanto lo smart working, e in particolare il “lavoro a distanza”, avrebbe potuto effettivamente cambiare il mondo del Corporate e le dinamiche aziendali. Oggi, abbiamo solo l’imbarazzo della scelta tra i prodotti e sistemi a disposizione.
Lavorare infatti, non è più “andare in ufficio”, ma raggiungere degli obiettivi, e se si è dotati degli strumenti digitali giusti, è possibile svolgere la propria attività scegliendo liberamente luoghi e orari di lavoro.
Prima di tutto, facciamo chiarezza sul significato di acronimi e parole, dando una serie di definizioni chiave indispensabili per inquadrare il tema.
Smart Working
Lo smart working è un modello di lavoro basato sulla possibilità, offerta ai lavoratori, di svincolarsi da luoghi e tempi di lavoro fissi (la classica “scrivania in ufficio” e il classico orario 9-18) a favore di una maggiore autonomia organizzativa e responsabilizzazione sui risultati. Questo modello, si realizza grazie alle piattaforme e agli strumenti di task management e UCC (Unified Communication & Collaboration) di cui parleremo di seguito.
Quali strumenti servono
Ogni persona all’interno della propria organizzazione deve svolgere delle attività, spesso in team e associate a specifici progetti o flussi di lavoro. Per l’organizzazione stessa ed i suoi responsabili è inoltre fondamentale essere aggiornati sugli avanzamenti e pianificare tempi e obiettivi. I sistemi di task management (o team management) vengono in aiuto nella gestione delle attività permettendo di tracciare e organizzare il lavoro dei collaboratori.
Ma le persone per svolgere le proprie attività necessitano di comunicare e condividere informazioni in modo integrato: possiamo definire la Unified Communication & Collaboration come l’insieme degli strumenti che consentono di supportare e gestire – attraverso un’unica interfaccia – comunicazione, collaborazione e condivisione di informazioni tra dipendenti e tra dipendenti e partner esterni.
Gli strumenti UCC possono essere software, quelli che compongono lo spazio di lavoro virtuale, e hardware, quelli che, con modalità e funzionalità avanzate, ci consentono di interagire al meglio con questi spazi di lavoro
Esempio di Strumenti software
– Piattaforme VoIP “Voice Over IP”: in pratica, un’evoluzione del vecchio “centralino telefonico”; si tratta di una tecnologia che sfrutta il protocollo IP per consentire la realizzazione di una conversazione voce, sostanzialmente identica a quella che avviane nelle conversazioni telefoniche.
– Piattaforme Instant Messaging (IM): realizzano una comunicazione in tempo reale tramite chat.
– Piattaforme di Conferencing: rendono possibile la realizzazione di audio conferenze e video conferenze a distanza.
– Piattaforme di file sharing: sistemi per la condivisione documentale e multimediale.
Si considerano soluzioni hardware UCC per lo più quei prodotti che consentono un’interazione avanzata, generalmente installati all’interno delle meeting room o di altri spazi aziendali.
L’azienda si dota di una piattaforma UCC completa quando tutti questi strumenti confluiscono in un’unica interfaccia, ovvero quando queste piattaforme sono in realtà integrate e interconnesse tra loro realizzando una piattaforma di lavoro unica che rende possibile realizzare call audio, videoconferenze, chattare e condividere documenti.
Facciamo notare anche che in questo panorama gioca ovviamente un ruolo importante il Cloud, perché – come è facile intuire – la UCC è l’essenza stessa del Cloud: uno spazio virtuale di condivisione dati, una sorta di “piazza sul web” in cui si incontrano i diversi contributi dei partecipanti alla condivisione.
Una giornata tipo del perfetto smart worker
Per rendere più chiaro il ruolo degli strumenti UCC citati, o almeno di alcuni, immaginiamo una “giornata tipo” del perfetto smart worker.
Il nostro smart worker, che chiameremo Luca, si sveglia alle 7, fa colazione, e alle 8 è già pronto per lavorare. Decide di lavorare da casa durante la mattinata, e ben prima che gli uffici aprano, si connette alla propria “scrivania virtuale” accedendo tramite laptop.
Tramite il tool aziendale di task management può verificare le attività che ha in corso e quelle che deve svolgere con le relative scadenze e priorità. Luca visualizza una notifica di richiesta di correzione della presentazione che aveva preparato per un meeting importante e decide di terminare subito il lavoro: completa il documento e inserisce in review il task, il suo responsabile sarà automaticamente informato e potrà visualizzare il documento associato in cloud, nel frattempo verifica gli avanzamenti del suo team di lavoro tramite la dashboard di monitoraggio, identifica un problema importante ma non urgente che verrà affrontato nella consueta riunione settimanale.
Il sistema di chat aziendale gli mostra che c’è un collega – Roberto – già connesso. Lo saluta con un messaggio e lo aggiorna su un importante progetto in corso, che chiameremo “Progetto Torino”, dicendogli con due righe che ha ricevuto via e-mail i documenti che stavano aspettando per procedere con i lavori.
I documenti, caricati nel sistema di file sharing, sono direttamente consultabili e modificabili dalla chat e Luca può immediatamente consultarli e dare un feedback al collega sulle correzioni necessarie.
Luca quindi saluta Roberto perché deve uscire per un appuntamento. In sala d’attesa però lo contatta nuovamente via chat, questa volta accedendo al sistema di instant messaging aziendale da smartphone (è lo stesso sistema, quindi vedrà apparire la stessa chat prima sospesa), e si accorda per una video call alle 11, una volta rientrato a casa. In quella video call potranno vedere insieme i documenti che nel frattempo il collega ha visionato e fare le correzioni che sono necessarie per mandare avanti il progetto.
Il sistema che supporta la videochiamata è integrato alla chat/instant messaging aziendale e al sistema di file sharing, per cui è possibile richiamare il documento in questione e visualizzarlo affiancato alla video chiamata per poterlo modificare “a quattro mani”: le due persone collegate, mentre si vedono e si parlano, possono apportare modifiche al file contemporaneamente e vederle real-time.
Nel pomeriggio, il nostro smart worker va in ufficio. Ha appuntamento alle 15,30 con la sede centrale di Berlino per un confronto tra il loro e il suo team a proposito del progetto Torino. Tutto il team, compresi i collaboratori esterni che si sono aggiunti per l’occasione, collegano i propri tablet e portatili – su cui hanno documenti, materiali, presentazioni utili – alla rete aziendale, e in particolare al sistema UCC della sala riunione.
Lo fanno sfruttando un device per il BYOD che consente loro di condividere i contenuti con tutti partecipanti della riunione in modo agile. Il team di Berlino è visualizzato su tre grandi schermi accostati uno di fianco all’altro, che consentono di avere una panoramica dell’intero team.
Luca apre la riunione. Le telecamere di autotracking lo inquadrano e il suo primo piano compare in uno degli schermi, anche e soprattutto sugli schermi del team di Berlino, che hanno una conference room analoga. Il microfono beamforming si orienta per cogliere al meglio la sua voce; non avendo un microfono singolo fisso, Luca è quindi libero di muoversi nella stanza fino ad avvicinarsi allo schermo.
Condivide una presentazione sullo schermo stesso e interagisce con i contenuti sfruttando il touch screen. Una collega interviene nella discussione: i microfoni e le telecamere si orientano su di lei, che richiama dal suo laptop sullo schermo dei grafici, che ora sono quindi visibili accostati a quelli di Luca.
Sei anche tu come Luca? O vorresti esserlo?
L’importante è non sbagliare ad individuare gli strumenti giusti, necessari per organizzare attività di smart working e capaci di mantenere elevata la produttività.
