6 domande e risposte sullo Smart Working per lavorare meglio da casa
L’emergenza sanitaria legata al COVID-19 ha imposto a tutte le persone e le realtà aziendali doverose limitazioni, profonde riflessioni e necessarie modificazioni allo stile di vita e ai modelli organizzativi lavorativi. Il concetto di Smart Working è uno dei più ricorrenti nei notiziari, nei social media, nelle conversazioni a distanza. Spesso, in Italia lo smart working è a volte inteso come semplice telelavoro, ma una visione più completa indica tale modalità come una scelta manageriale per offrire ai dipendenti una maggiore autonomia, delegando la scelta di spazi di lavoro, orari e strumenti, e responsabilizzando le persone al raggiungimento degli obiettivi. Per questo viene spesso definito come una modalità di lavoro “agile”, che abbina una maggiore flessibilità nella gestione del tempo e la trasparenza dell’operatività alla responsabilizzazione ai risultati. Per creare le condizioni per il lavoro “agile” sono necessari degli strumenti digitali adeguati, che sono ovviamente un mezzo e non un fine.
Con l’aiuto di Edoardo Landi, IT Consultant e trainer per la digitalizzazione aziendale, proviamo a rispondere ad alcuni degli interrogativi più ricorrenti legati allo smart working e ai tool necessari per un corretto svolgimento del lavoro agile.
Quali sono i vantaggi dello smart working?
Lo smart working offre molteplici vantaggi: agevolazioni fiscali per le aziende, possibilità per i dipendenti di risparmiare i tempi e i costi di trasporto; inoltre favorisce la conciliazione delle necessità personali con il lavoro. In ultimo, ma non in ordine di importanza, lo smart working induce le persone ad acquisire una modalità lavorativa più agile e, se svolto secondo le corrette modalità, accresce la produttività delle singole persone grazie alla possibilità di concentrarsi meglio lontano dall’ufficio
Cosa serve per lavorare in smart working?
Per poter lavorare da remoto è indispensabile disporre degli strumenti adeguati per: gestire le comunicazioni, avere accesso alle informazioni e organizzare il lavoro in modo collaborativo con il proprio team. E’ importante però che gli strumenti utilizzati siano integrati fra loro. Ci sono strumenti quali i cloud di GSuite o di Office365 che offrono un ampio pacchetto di tools, ma anche strumenti open source o applicativi specifici per esigenze più strutturate, a seconda della tipologia di business o servizio aziendale e dei gestionali usati in azienda.
Come fa un manager a gestire il team a distanza?
Grazie ai software di lavoro collaborativo si possono gestire i team, assegnare task e scadenze e essere sempre aggiornati tramite le notifiche e le dashboard di avanzamento. Alcuni applicativi gestiscono semplici “to do list” (Planner, Wonderlist), ma molti tools supportano metodologie specifiche di Project Management, anche con modalità Agile, e permettono la creazione di workflow personalizzati, Gantt, backlog e viste kanban (Jira, Wrike, Asana). Molti di questi strumenti sono, inoltre, integrabili con i software gestionali delle singole aziende.
Come si gestiscono le comunicazioni e i feedback in regime di smart working?
Molte informazioni sono automatizzate tramite comodi sistemi di notifica, ma le chat aziendali diventano indispensabili: sono un ottimo strumento che permette di gestire sia la comunicazione sincrona che asincrona, riducendo le interruzioni rispetto alle telefonate e comunicando con più persone in modo più efficiente della mail. Si può condividere il proprio schermo, inviare documenti e sfruttare la video conferenza. I servizi di video conferenza e webinar permettono, tramite gli inviti, di effettuare meeting con i clienti e spesso aggiungono alle funzioni anche la possibilità di disegnare su slide o tavolozze, per aumentare la partecipazione.
L’utilità di questi strumenti è relativa solo allo smart working?
No assolutamente, oggi il lavoro da remoto è una priorità per la situazione di crisi che stiamo vivendo, ma l’utilizzo di questi strumenti è indispensabile per migliorare la qualità e l’efficienza del nostro lavoro. È un passaggio obbligato, esattamente come abbiamo smesso di usare la macchina da scrivere o il fax: sono strumenti che prima o poi ogni azienda dovrà implementare.
A causa della crisi in corso le persone si stanno adattando a questa nuova modalità di lavoro, ma dopo?
Gli esseri umani sono animali sociali, e il valore aggiunto della relazione personale è difficilmente replicabile digitalmente. La contingenza di questo momento storico sta portando molte persone a confrontarsi con la tecnologia e ad acquisire nuove competenze che potranno poi essere approfondite nei prossimi mesi. Forse questa esperienza renderà il nostro paese un po’ più digitale: abbiamo un gran bisogno di fare questo passo perché siamo molto indietro rispetto agli altri Paesi Europei.
